Diseño e implementación de asistente RPA para la facturación electrónica en la clínica somer y somer incare

Abstract

Las empresas están incrementando el uso de automatización en procesos que son realizados manualmente y a diario por el personal, porque los robots digitales garantizan mayor seguridad, velocidad y eficacia a la hora de realizar actividades repetitivas. Por esta razón, se planteó implementar una automatización robótica de procesos (RPA), para administrar la descarga y registro de las facturas entrantes a un correo de facturación en la Clínica Somer y Somer Incare, para darle solución a problemas como pérdida de facturas, duplicidad, confusión al asignarlas, demora a la hora de diligenciar los archivos o la eliminación de estos por parte de errores del personal encargado, además del almacenamiento del archivo XML junto a su respectiva factura en formato PDF. Este proceso es demandante pues en la clínica Somer, se reciben en promedio de 100 a 150 facturas diarias, las cuales se deben diligenciar inmediatamente. Se utilizaron tecnologías como Autoit para la programación del robot, el gestor de correos Thunderbird para la interacción del robot con los correos, bases de datos y servidores para el registro de los archivos y su almacenamiento. Se obtuvo como resultado la optimización en el proceso puesto que el robot está constantemente en funcionamiento, descargando y asignando las facturas al detectar la recepción del correo. El RPA ha logrado reducir el tiempo en esta tarea de facturación en un 70% en comparación con la realización manual de este proceso. Por los resultados obtenidos se espera aplicar RPA a otras áreas de la clínica.